• Strengths：優勢

• Weaknesses：劣勢

• Opportunities：機會

• Threats：威脅

意義：幫您清晰地把握全局，分析自己在資源方面的優勢與劣勢，把握環境提供的機會，防范可能存在的風險與威脅，對我們的成功有非常重要的意義。

• Plan：制定目標與計劃；

• Do：任務展開，組織實施；

• Check：對過程中的關鍵點和終結果進行檢查；

• Action：糾正偏差，對成果進行標準化，并確定新的目標，制定下一輪計劃。

意義：每一項工作，都是一個pdca循環，都需要計劃、實施、檢查結果，并進一步進行改進，同時進入下一個循環，只有在日積月累的漸進改善中，才可能會有質的飛躍，才可能取得完善每一項工作，完善自己的人生。

• What：工作的內容和達成的目標；

• Why：做這項工作的原因；

• Who：參加這項工作的具體人員，以及負責人；

• When：在什么時間、什么時間段進行工作；

• Where：工作發生的地點 ；

• How：用什么方法進行；

• How much：需要多少成本？

意義：做任何工作都應該從5W2H來思考，這有助于我們的思路的條理化，杜絕盲目性。我們的匯報也應該用5W2H，能節約寫報告及看報告的時間。

• Specific 具體的；

• Measurable 可測量的；

• Attainable 可達到的；

• Relevant 相關的；

• Time based 時間的；

意義：人們在制定工作目標或者任務目標時，考慮一下目標與計劃是不是SMART化的。只有具備SMART化的計劃才是具有良好可實施性的，也才能指導保證計劃得以實現。

特別注明：

有的又如此解釋此原則：

★ S代表具體(Specific)，指績效考核要切中特定的工作指標，不能籠統；
★ M代表可度量(Measurable)，指績效指標是數量化或者行為化的，驗證這些績效指標的數據或者信息是可以獲得的；
★ A代表可實現(Attainable)，指績效指標在付出努力的情況下可以實現，避免設立過高或過低的目標；
★ R代表現實性(realistic)，指績效指標是實實在在的，可以證明和觀察；
★ T代表有時限(time bound)，注重完成績效指標的特定期限。

時間管理-重要與緊急

五

1

重要且緊急

• 緊急狀況

• 迫切的問題

• 限期完成的工作

• 你不做其他人也不能做

2

重要不緊急

• 準備工作

• 預防措施

• 價值觀的澄清

• 計劃

• 人際關系的建立

• 真正的再創造

• 增進自己的能力

3

緊急不重要

• 造成干擾的事、電話、信件、報告會議

• 許多迫在眉捷的急事

• 符合別人期望的事

4

不重要不緊急

• 忙碌瑣碎的事

• 廣告函件

• 電話

• 逃避性活動

• 等待時間

優先順序=重要性*緊迫性在進行時間安排時，應權衡各種事情的優先順序，要學會“彈鋼琴”。

對工作要有前瞻能力，防患于未然，如果總是在忙于救火，那將使我們的工作永遠處理被動之中。

任務分解法WBS

六

即Work Breakdown Structure，如何進行WBS分解：目標→任務→工作→活動
 

WBS分解的原則：

將主體目標逐步細化分解，zuihou層的任務活動可直接分派到個人去完成；每個任務原則上要求分解到不能再細分為止。
 

WBS分解的方法：

至上而下與至下而上的充分溝通；
一對一個別交流；
小組討論。

WBS分解的標準：

分解后的活動結構清晰；
邏輯上形成一個大的活動；
集成了所有的關鍵因素包含臨時的里程碑和監控點；
所有活動全部定義清楚。

意義：學會分解任務，只有將任務分解得足夠細，您才能心里有數，您才能有條不紊地工作，您才能統籌安排您的時間表。

二八原則

七

巴列特定律：“總結果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的。” 按事情的“重要程度”編排事務優先次序的準則是建立在“重要的少數與瑣碎的多數”的原理的基礎上。

舉例說明：

• 80%的銷售額是源自20%的顧客；

• 80%的電話是來自20%的朋友；

• 80%的總產量來自20%的產品；

• 80%的財富集中在20%的人手中；

這啟示我們在工作中要善于抓主要矛盾，善于從紛繁復雜的工作中理出頭緒，把資源用在重要、緊迫的事情上。